De voorzitter opent de zitting op 10/01/2022 om 20:30.
De notulen van de OCMW-raad van 6 december 2021, opgesteld volgens de richtlijnen van het DLB, worden goedgekeurd.
De OCMW-raad;
Gelet op de nog geldende bepalingen van de Nieuwe Gemeentewet;
Gelet op de Wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van de bestuurshandelingen;
Gelet op het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017;
Gelet op het Bestuursdecreet van 07 december 2018;
Gelet op artikelen 32, 74, 277 en 278 van het Decreet over het Lokaal Bestuur met betrekking tot de verslaggeving en notulen van de gemeenteraad en OCMW-raad;
Overwegende dat de notulen in chronologische volgorde alle onderwerpen vermelden die de raad besprak, met de beslissingen en het resultaat van de stemming. De goedkeuring door de raad en de ondertekening door de voorzitter en de algemeen directeur verleent het stuk authenticiteit;
Overwegende dat de algemeen directeur verantwoordelijk is voor de opmaak en het bewaren van de notulen en van het zittingsverslag, dat laatste mag via audio-en/of visuele drager gebeuren;
Art. 1: De notulen van de OCMW-raad van 6 december 2021, opgesteld volgens de richtlijnen van het DLB, worden goedgekeurd.
Art. 2: De bepalingen van Deel 2, Titel 7 van het Decreet over het Lokaal Bestuur, meer bepaald deze inzake de melding en bekendmaking, zijn op dit besluit van toepassing.
Het zittingsverslag, opgesteld volgens de richtlijnen van het DLB, wordt goedgekeurd.
De OCMW-raad;
Gelet op de nog geldende bepalingen van de Nieuwe Gemeentewet;
Gelet op de Wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van de bestuurshandelingen;
Gelet op het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017;
Gelet op het Bestuursdecreet van 07 december 2018;
Gelet op artikelen 32, 74, 277 en 278 van het Decreet over het Lokaal Bestuur met betrekking tot de verslaggeving en notulen van de gemeenteraad en OCMW-raad;
Gelet op artikelen 32, 74, 277 en 278 van het Decreet over het Lokaal Bestuur met betrekking tot de verslaggeving en notulen van de gemeenteraad en OCMW-raad;
Overwegende dat volgens de richtlijnen van het Agentschap Binnenlands Bestuur Vlaanderen het schriftelijk zittingsverslag een selectie bevat van wat er is gebeurd tijdens de openbare vergadering. Het vermeldt alle besproken onderwerpen en de essentie van de tussenkomsten en van de mondeling en schriftelijk gestelde vragen. De goedkeuring door de raad en de ondertekening door de voorzitter en de algemeen directeur verleent het stuk authenticiteit;
Overwegende dat de algemeen directeur verantwoordelijk is voor de opmaak en het bewaren van de notulen en van het zittingsverslag, dat laatste mag via audio-en/of visuele drager gebeuren;
Art. 1: Het zittingsverslag van de OCMW-raad van 6 december 2021, opgesteld volgens de richtlijnen van het DLB, wordt goedgekeurd.
Art. 2: De bepalingen van Deel 2, Titel 7 van het Decreet over het Lokaal Bestuur, meer bepaald deze inzake de melding en bekendmaking, zijn op dit besluit van toepassing.
De gemeenteraad biedt de boekhoudsters van de financiële dienst de mogelijkheid om gebruik te maken van een elektronische provisie voor geringe exploitatie-uitgaven en online aankopen voor de entiteiten stad en ocmw. Het maximale provisiebedrag als de personele toewijzing wordt bepaald door de algemeen directeur, en is uitzonderlijk in functie van een éénmalige aankoop na instemming van de algemeen directeur te verhogen tot het bedrag van die transactie.
De algemeen directeur wordt belast met de uitvoering van dit besluit en kent de provisie toe, na positief advies van de financieel directeur. De financieel directeur volgt het gebruik van deze provisies minstens jaarlijks op.
De OCMW-raad;
Gelet op de Wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van de bestuurshandelingen;
Gelet op de Wet van 12 november 1997 betreffende de openbaarheid van bestuur in de gemeenten en de provincies;
Gelet op het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017;
Gelet op het Bestuursdecreet van 07 december 2018;
Gelet op artikel 272 van het decreet over het lokale bestuur het mogelijk maakt voor de algemeen directeur om na positief advies van de financieel directeur een provisie ter beschikking te stellen aan bepaalde personeelsleden om betaling van geringe exploitatie-uitgaven van het dagelijks bestuur, die zonder uitstel of onmiddellijk voor de goede werking van de dienst moeten gedaan worden, mogelijk te maken;
Gelet op artikel 272 van het decreet over het lokale bestuur stelt dat dit vanaf 1 januari 2019 zal geregeld moeten worden in het organisatiebeheersingssysteem; Deze werkwijze draagt bij tot het verzekeren van de dagelijkse werking van diensten, administratieve vereenvoudiging en responsabilisering van bepaalde ambtenaren, en laat toe om de meest voordelige aanbieder op basis van actieprijzen te selecteren;
Gelet op voorgaande raadsbesluiten waarbij provisies ter beschikking werden gesteld voor een totaalbedrag van € 2.250,00 en meer bepaald:
Overwegende dat het aangewezen is om het gebruik van kasprovisies af te bouwen en te vervangen door elektronische betaalmiddelen. Het gebruik van cash gelden heeft een hogere afhandelkost en houdt meer risico (verlies, fraude, niet-transparant) in;
Overwegende dat steeds meer dienstverleningen en aankopen online gebeuren, en waar een onmiddellijke betaling met een (krediet)kaart wordt gevraagd;
Belfius biedt een elektronische betaaloplossing aan via de oplaadbare debet- of kredietkaarten;
Na bespreking in het managementteam op 12 april 2021 waarbij goedkeuring werd verleend van de voorgestelde procedure;
Navolgend reglement werd goedgekeurd in het organisatiebeheersingssysteem:
Reglement online aankopen - Reglement kredietkaart
Er kan online aangekocht worden wanneer na een prijsvergelijking blijkt dat het aankopen van goederen via het internet het meest kostenefficiënt is of wanneer een aankoop op het internet de enige mogelijkheid is. Er wordt bij deze evaluatie niet enkel rekening gehouden met de prijs maar tevens ook met de kosten van een eventuele verplaatsing naar een winkel en het tijdverlies dat hiermee gepaard gaat.
Procedure
1. Prijsvergelijking (minstens 3 prijzen worden opgevraagd. Dit kan bijvoorbeeld door een vergelijking van verschillende websites en/of winkels)
2. Bij keuze voor online aankoop de financiële dienst contacteren om te controleren of er reeds een bedrijfsaccount bestaat zodat de bestelling kan gebeuren via het bedrijfsaccount en er achteraf met een factuur kan betaald worden.
3. Indien de gemeente nog geen account heeft, moet de leverancier gecontacteerd worden met de vraag of de betaling via factuur kan verlopen (en dus niet op voorhand via kredietkaart). Dit geniet de voorkeur aangezien dan de standaard uitgavenflow kan worden gevolgd. Indien werken met een factuur niet mogelijk is, zal de betaling gebeuren met de kredietkaart van de gemeente.
4. Er wordt een bestelbon aangevraagd bij de financiële dienst. Hiervoor wordt ook de prijsvergelijking en het besluit hiervan toegevoegd zoals voorgeschreven door de bestaande uitgavenprocedure. In de bestelaanvraag wordt duidelijk meegegeven dat het om een online aankoop gaat en of er een kredietkaart nodig is voor betaling
5. De bestelaanvraag wordt goedgekeurd desgevallend na goedkeuring door het college. De bestelbon wordt opgemaakt. Desgevallend wordt de kredietkaart opgeladen.
6. De online bestelling wordt door de houder van een master card prepaid geplaatst met het bedrijfsaccount van de gemeente (gegevens op te vragen bij de financiële dienst).
7. De betaling voor online aankopen gebeurt:
– wanneer de betaling via factuur verloopt: volgens de gewone uitgavenflow. De bevestiging van de bestelling wordt bijgehouden en bezorgd aan de financiële dienst.
– wanneer de betaling vooraf dient te gebeuren (uitzondering): via internet met de kredietkaart gekoppeld aan de zichtrekening van de gemeente. Hiervan wordt dan de bestelbevestiging en/of betaalbevestiging als bewijs aan de financiële dienst doorgegeven. Er kan geen geld worden afgehaald met de kredietkaart. De kredietkaart mag enkel gebruikt worden binnen de gebouwen van gemeente.
- Er wordt na bespreking in het MAT van 12 april 2021 voorgesteld om digitale provisies te voorzien voor zowel stad als het ocmw. De prepaid-kaarten worden beheerd door de boekhoudsters financiële dienst; De voorwaarden hieraan verbonden zijn:
1. De elektronische provisie wordt toegekend door de algemeen directeur na positief advies van de financieel directeur. Via gezamelijke handtekening van de algemeen directeur en financieel directeur wordt de nodige provisie voorzien voor de gewenste kaart;
2. Het personeelslid dat de provisie aanvaardt, is persoonlijk verantwoordelijk voor het beheer van de aan hem/haar toegewezen middelen;
3. De middelen kunnen enkel gebruikt worden voor geringe exploitatie-uitgaven die nodig zijn om de dagelijkse werking te waarborgen en voor online dienstverlening of aankopen;
4. De met deze betaalmiddelen gedane uitgaven worden minstens één maal per jaar, én voor 31 december van het boekjaar, opgevolgd en aangezuiverd na voorlegging van de bewijsstukken;
5. Als het personeelslid door de algemeen directeur wordt ontlast van het beheer van de provisie, dan wordt het toegekende bedrag door de financieel directeur van de kaart afgenomen, eventueel verminderd met de regelmatig verrichte uitgaven waarvoor het betreffende bewijsstuk wordt voorgelegd. Een eventueel onverantwoord saldo wordt als kastekort aangemerkt. Dit wordt door de financieel directeur gemeld aan de gemeenteraad, die oordeelt over aansprakelijkheid; In uitzonderlijke gevallen waarbij een grotere uitgave dan dewelke door de algemeen directeur toegekend bedrag, enkel via online betaling of met kredietkaart kan gebeuren kan de algemeen directeur instemmen met een éénmalige verhoging van de provisiebedrag om deze transactie mogelijk te maken. Deze wordt onmiddellijk na de aankoop op basis van het aangeleverde bewijsstuk bij de financieel directeur afgerekend.
Art. 1: De gemeenteraad biedt de boekhoudsters van de financiële dienst de mogelijkheid om gebruik te maken van een elektronische provisie voor geringe exploitatie-uitgaven en online aankopen voor de entiteiten stad en ocmw. Het maximale provisiebedrag als de personele toewijzing wordt bepaald door de algemeen directeur, en is uitzonderlijk in functie van een éénmalige aankoop na instemming van de algemeen directeur te verhogen tot het bedrag van die transactie.
Art. 2: De algemeen directeur wordt belast met de uitvoering van dit besluit en kent de provisie toe, na positief advies van de financieel directeur. De financieel directeur volgt het gebruik van deze provisies minstens jaarlijks op.
Art. 3: Dit besluit maakt deel uit van het organisatiebeheersingssysteem.
De voorzitter sluit de zitting op 10/01/2022 om 20:40.
Namens OCMW raad,
Stefan Goclon
Algemeen directeur
Jordy Kunnen
Voorzitter